domingo, 16 de mayo de 2010

Marketing de Eventos

Este es un trabajo previo muy importante para asegurar el éxito en la organización de eventos.

Como dijo Kevin Costner en “Campo de Sueños,” “…buid it, and they will come” – “hazlo y vendrán.” Lo cual sirve para demostrar lo poco que saben los jugadores de béisbol del mundo de los negocios.

Por mero hecho de haber organizado un evento espectacular, no significa en absoluto que nadie vendrá. Cada vez es más difícil conseguir asistencia a reuniones de empresa. De hecho los retos son tres:

1. Conseguir que nuestro público objetivo se entere y se interesa por nuestro evento.
2. Conseguir que se inscriban para el evento y lo apunten en sus agendas.
3. Conseguir que vengan.

Difundir el Mensaje

¿De que nos sirve el esfuerzo, si las personas que queremos invitar no se enteran a tiempo? Los eventos son hitos fijos en el calendario que una vez pasada la oportunidad difícilmente se repite. Por eso, la difusión de la convocatoria es muy importante. Nuestra invitación tiene que conseguir destacarse entre la multitud y despertar un interés en el receptor.

Para ello, hay que prepararse bien.

En primer lugar, hace falta redactar una frase corta que resuma en un respiro la proposición. Debe estar escrita desde la punta de vista del invitado y tiene que prometer. Piénsalo como el slogan del evento. Por ejemplo, un evento de podología podría decir “Escúchanos y tus pies como una pluma en primavera”, o un evento de coches deportivos “Ven para ser centro de todas las miradas”.

Lo que se trata es redactar una frase que capture la atención de tu invitado. Queremos que actúe de gancho, atrayéndolo hacía la explicación del evento. Por eso, “WAS Portal Manager versión 8.3 el martes a las 12.30” aunque explicativo promete muy poco, mientras “Una reunión para relanzar y dar vida a tu web” provoca mucho más. Pero si además puedes dar un poco de credibilidad aprovecha y diles “Conoce la estrategia IBM para relanzar y dar vida a tu web.”

Una vez determinada la frase de gancho hay que pensar en como hacerla llegar al objetivo. Aunque contratar una campaña multimillonario de publicidad en televisión siempre es una alternativa, la mayoría de los eventos tienen que ser más cautos en sus planteamientos. Seguramente ya conoces a las personas que quieres que vengan y es cuestión de conseguir que acepten tu invitación.

La primera arma es “la invitación al evento”. Su propósito es enganchar al invitado y provocarle a mirar la agenda. En el ejemplo, verás que incluye la frase gancho en la primera línea y está escrita en un tono desenfadado y con toques de humor.

Recuerda su objetivo. Esto no es ni una citación judicial ni un ejercicio en demostrar lo serio y importante que es tu empresa. Pretendes atraer el lector hacía una consideración más profunda de tu invitación. Si escribes una carta seria y aburrida el invitado asumirá que tu evento será igualmente aburrido. Si sorprendes desde el primer momento le despertarás curiosidad.

En la carta también verás dos trozos de frase resaltados en negrita. Uno de ellos ilustra el valor añadido del evento y el otro el lugar, fecha y hora del mismo. Muchas veces, una carta cuenta con unas fracciones de segundo de oportunidad. Por eso, nada más cogerlo en la mano tiene que transmitir el fondo del mensaje. Escoge cuidadosamente que frases vas a resaltar y asegura que estén bien posicionados en la página.

Para terminar, asegura que tu carta solo ocupa una página. Pretender que tu invitado vaya a dedicar el tiempo suficiente para leer dos hojas de invitación es irreal y si me apuras mal educado. Ve al grano, demuestra un poco de chispa y acaba. Y recuerda, esta carta persigue un objetivo concreto. Lo demás son florituras.

La segunda arma en tu arsenal es el email.

Usa el mismo tono y un contenido muy parecido en tus emails de invitación. Si es posible ser todavía más breve. Pon tu frase gancho directamente en el asunto. No olvides de adjuntar la agenda como anexo al mensaje y envíalo directamente desde tu propia dirección de correo.
www.empresa-de-exito.com

Ana María Arce

Respecto a los emails hay que tener muy en cuenta dos factores. Primero, NO HAGAS SPAM. Además de ser una grosería manifiesto en España es ilegal.

Eso si, si alguien te ha dado su tarjeta de visita con la dirección puesta se puede considerar un consentimiento explícito de recibir mensajes (así han dictaminado los tribunales).

Pero eso no te da derecho a abusar. Dependiendo del tiempo que falta para el evento puedes enviar un par de mensajes de invitación. Sin embargo, debes dejar pasar al menos dos semanas entre mensaje y mensaje. Así evitarás dar malas sensaciones y nadie podrá reprocharte por plasta.

Un detalle interesante para incluir como anexo al email es un archivo de “calendario universal”. El usuario solo tendrá que hacer click en el anexo y se añadirá automáticamente la cita en su agenda en el ordenador. Estos archivos funcionan con la mayoría de programas de agenda (google, outlook, iCal…)
A las personas inscritas se debe enviar un email de agradecimiento nada más recibir la inscripción y se puede enviar un recordatorio unos días antes del evento.

La tercera arma a tu disposición es el teléfono. Unos días después de enviar la invitación por correo postal, puedes empezar a “confirmar que lo hayan recibido.” De paso, repetirás tu frase gancho y podrás explicar personalmente porque es tan importante su asistencia.

Recuerda de hablar siempre de los beneficios que vaya aportar a tu invitado y no de lo maravilloso que es tu producto. Si no puedes hacer estas llamadas personalmente, asegura que la persona que pongas para llamar esté bien informado y que entienda el contenido y los propósitos del evento.

Por último, cada vez más, al organizar un evento se crea una web específica para centralizar toda la información. En ella, el invitado podrá consultar toda la información, la agenda, fotos del lugar, información sobre los ponientes y cualquier dato logístico que pueda ser interesante. También debe poderse inscribir directamente desde esta web y añadir la cita automáticamente a su agenda.

Si piensas cobrar por la asistencia tener una web es imprescindible.

Conseguir asistencia a un evento siempre es difícil. Pero cuesta demasiado esfuerzo organizar uno para permitir dejarlo pasar sin conseguir resultados reales. Sin lugar a duda, lo más importante son los contenidos. Si son atrayentes y sigues estas instrucciones, no faltarán asistentes.

sábado, 15 de mayo de 2010

Organización de adentro hacia afuera

Complementando el artículo anterior y continuando con la excelente Vicky Mites entendamos un poco lo que significa la organización de adentro hacia afuera.

En mi post anterior te comenté que un sistema de organización es la estructura que estableces para gerenciar los 5 elementos clave “organizables” en tu vida: el espacio, las cosas, la información, el tiempo y las relaciones.

Sin embargo, terminé comentándote que si bien hay lineamientos generales que nos ayudan a todos, creo que cada uno debe crear un sistema particular y desarrollado a medida, basado en sus necesidades específicas, su personalidad y sus objetivos. Esto es precisamente organizarse desde adentro y hacia afuera.

Pero seguramente, querés más detalles….

Me refiero a que, tal como indica Julie Morgenstern, debemos crear un sistema que esté basado en nuestras necesidades específicas, de acuerdo a nuestra personalidad y a nuestros objetivos. Me refiero a enfocarte para definir quien sos y qué es importante para vos como persona. De esta manera, el sistema que implementes será diseñado e implementado reflejando eso.

Con esto no pretendo dejar de lado los tradicionales sistemas de organización o administración del tiempo como lo son el GTD de David Allen, que ya te lo presenté en este post y me encanta, sino rescatar de allí lo que mejor se adapte a tu personalidad, tus objetivos, tu realidad.

Estoy proponiendo que cuando decidas organizarte, comiences con un paso anterior: observando cuales son los obstáculos que no te permiten ser organizado. Al identificarlos podrás luego removerlos definitivamente.

Creo que este es un paso fundamental. A muchas personas les sucede que adoptan un sistema tras otro intentando organizarse y, si bien generan alguna mejora, normalmente no logran que esa organización se mantenga en el tiempo.

El gran desafío es MANTENERSE ORGANIZADO.

Organizarse de adentro hacia fuera significa implementar un sistema que se acomode perfectamente a nuestra personalidad, nuestras necesidades y nuestros objetivos en lugar de forzarnos a cambiar para ajustarnos al sistema.

Julie Morgensten presenta 3 sencillos pasos para organizarte de adentro hacia afuera:

Análisis: comienza dando un paso hacia atrás para observar tu situación actual. Identifica en donde estás y hacia adonde vas. Más aún, que cosas están impidiendo esa organización que buscas. Claramente, en este paso debes identificar la causa de la desorganización para luego encontrar el “remedio” o la solución adecuada.

Estrategia: esto es crear un plan de acción concreto para realizar una transformación física de tu espacio, definiendo un plazo razonable para llevarlo a cabo.

Ataque: “atacar” metódicamente los papeles y el desorden, arreglando las cosas de manera que reflejen tu forma de pensar y de ser.

Con todo esto en mente, decidiendo organizarte de manera permanente, con esta nueva visión de organización desde adentro hacia afuera, lograrás implementar un sistema de organización sustentable en el tiempo.

Siguiendo estos pasos seguramente conseguimos organizarnos y lo más importante hacerlo duradero.
¿tienes algún sistema propio para organizarte?... compartelo con nosotros

Ana María Arce


Victoria Miles es Asistente Virtual certificada brinda servicios a emprendedores y profesionales independientes. Además, es editora de Asistencia Virtual en Argentina, donde difunde los beneficios de la asistencia virtual, como así también, del blog motiVAcional, especialmente dirigido a secretarias y asistentes que se interesan por esta nueva profesión. ¡Suscríbete a su newsletter para recibir sin cargo el minicurso "Productividad Libre de Estrés"!

¿Qué es un sistema de organización?

Si estamos involucrados profesionalmente en la organización de eventos creo es importante aplicarlo en nosotros mismos.
Este tema lo explica muy acertadamente Vicky Mites en este artículo que quiero compartir con Uds.

¿Qué es un Sistema de Organización?

Estoy leyendo un interesante libro de Kathy Waddill, sobre organización. Como organizadora profesional, Kathy definió exactamente lo que es un Sistema de Organización.

Un sistema de organización es la estructura que estableces para gerenciar los 5 elementos clave “organizables” en tu vida.

Los 5 elementos clave son:

1. El espacio. Se refiere al espacio en el que vivimos y trabajamos. Esto incluye objetos tales como el edificio y las habitaciones, los muebles y los elementos de diseño interior como el color y la luz.

2. Las cosas. En este caso, se refiere a nuestros bienes “portables”. Las cosas que tenemos y usamos, aquellas que son importantes para nosotros. Son los ítems que de alguna manera “gerenciamos” ya que entran y salen de nuestro espacio.

3. La información. La información entendida en un sentido amplio: desde los datos hasta lo que sabemos y los temas sobre los que queremos aprender. Todo.

4. El tiempo. Nuestra agenda. La manera en la cual utilizamos nuestro tiempo -o a qué cosas le asignamos tiempo, tanto en nuestro día a día como en nuestra vida- determina lo que logramos.

5. Las relaciones. La forma en la que interactuamos con las personas que son importantes para nosotros. Nuestras elecciones en cuanto a organización afectan a nuestra familia y amigos en todos los niveles, y viceversa.

Pareciera que prácticamente todo en nuestra vida puede ser incluido en alguna de estas 5 categorías. Claro que siempre habrá fenómenos, como el clima, que no podremos organizar!! Pero bueno, si llueve siempre está la posibilidad de “revisar” nuestro plan, nuestra agenda, y hacer los ajustes necesarios. Probablemente nos tomará más tiempo llegar de un lugar a otro! ;-)

Realmente me pareció una buena síntesis. Al tener tan claros los 5 elementos claves a organizar encontraremos la manera más adecuada para lograr mantenernos organizados y ser productivos.

Yo considero que, si bien hay lineamientos generales que nos ayudan a todos, cada uno debe crear un sistema particular y desarrollado a medida, basado en sus necesidades específicas, su personalidad y sus objetivos.

¿Qué pensás? ¿Utilizás un sistema de organización tal como lo presentan sus autores o normalmente lo ajustas a tus necesidades y/o posibilidades?

Ana María Arce

Victoria Miles es Asistente Virtual certificada brinda servicios a emprendedores y profesionales independientes. Además, es editora de Asistencia Virtual en Argentina, donde difunde los beneficios de la asistencia virtual, como así también, del blog motiVAcional, especialmente dirigido a secretarias y asistentes que se interesan por esta nueva profesión. ¡Suscríbete a su newsletter para recibir sin cargo el minicurso "Productividad Libre de Estrés"!

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