Marketing de Eventos

Este es un trabajo previo muy importante para asegurar el éxito en la organización de eventos.

Como dijo Kevin Costner en “Campo de Sueños,” “…buid it, and they will come” – “hazlo y vendrán.” Lo cual sirve para demostrar lo poco que saben los jugadores de béisbol del mundo de los negocios.

Por mero hecho de haber organizado un evento espectacular, no significa en absoluto que nadie vendrá. Cada vez es más difícil conseguir asistencia a reuniones de empresa. De hecho los retos son tres:

1. Conseguir que nuestro público objetivo se entere y se interesa por nuestro evento.
2. Conseguir que se inscriban para el evento y lo apunten en sus agendas.
3. Conseguir que vengan.

Difundir el Mensaje

¿De que nos sirve el esfuerzo, si las personas que queremos invitar no se enteran a tiempo? Los eventos son hitos fijos en el calendario que una vez pasada la oportunidad difícilmente se repite. Por eso, la difusión de la convocatoria es muy importante. Nuestra invitación tiene que conseguir destacarse entre la multitud y despertar un interés en el receptor.

Para ello, hay que prepararse bien.

En primer lugar, hace falta redactar una frase corta que resuma en un respiro la proposición. Debe estar escrita desde la punta de vista del invitado y tiene que prometer. Piénsalo como el slogan del evento. Por ejemplo, un evento de podología podría decir “Escúchanos y tus pies como una pluma en primavera”, o un evento de coches deportivos “Ven para ser centro de todas las miradas”.

Lo que se trata es redactar una frase que capture la atención de tu invitado. Queremos que actúe de gancho, atrayéndolo hacía la explicación del evento. Por eso, “WAS Portal Manager versión 8.3 el martes a las 12.30” aunque explicativo promete muy poco, mientras “Una reunión para relanzar y dar vida a tu web” provoca mucho más. Pero si además puedes dar un poco de credibilidad aprovecha y diles “Conoce la estrategia IBM para relanzar y dar vida a tu web.”

Una vez determinada la frase de gancho hay que pensar en como hacerla llegar al objetivo. Aunque contratar una campaña multimillonario de publicidad en televisión siempre es una alternativa, la mayoría de los eventos tienen que ser más cautos en sus planteamientos. Seguramente ya conoces a las personas que quieres que vengan y es cuestión de conseguir que acepten tu invitación.

La primera arma es “la invitación al evento”. Su propósito es enganchar al invitado y provocarle a mirar la agenda. En el ejemplo, verás que incluye la frase gancho en la primera línea y está escrita en un tono desenfadado y con toques de humor.

Recuerda su objetivo. Esto no es ni una citación judicial ni un ejercicio en demostrar lo serio y importante que es tu empresa. Pretendes atraer el lector hacía una consideración más profunda de tu invitación. Si escribes una carta seria y aburrida el invitado asumirá que tu evento será igualmente aburrido. Si sorprendes desde el primer momento le despertarás curiosidad.

En la carta también verás dos trozos de frase resaltados en negrita. Uno de ellos ilustra el valor añadido del evento y el otro el lugar, fecha y hora del mismo. Muchas veces, una carta cuenta con unas fracciones de segundo de oportunidad. Por eso, nada más cogerlo en la mano tiene que transmitir el fondo del mensaje. Escoge cuidadosamente que frases vas a resaltar y asegura que estén bien posicionados en la página.

Para terminar, asegura que tu carta solo ocupa una página. Pretender que tu invitado vaya a dedicar el tiempo suficiente para leer dos hojas de invitación es irreal y si me apuras mal educado. Ve al grano, demuestra un poco de chispa y acaba. Y recuerda, esta carta persigue un objetivo concreto. Lo demás son florituras.

La segunda arma en tu arsenal es el email.

Usa el mismo tono y un contenido muy parecido en tus emails de invitación. Si es posible ser todavía más breve. Pon tu frase gancho directamente en el asunto. No olvides de adjuntar la agenda como anexo al mensaje y envíalo directamente desde tu propia dirección de correo.
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Ana María Arce

Respecto a los emails hay que tener muy en cuenta dos factores. Primero, NO HAGAS SPAM. Además de ser una grosería manifiesto en España es ilegal.

Eso si, si alguien te ha dado su tarjeta de visita con la dirección puesta se puede considerar un consentimiento explícito de recibir mensajes (así han dictaminado los tribunales).

Pero eso no te da derecho a abusar. Dependiendo del tiempo que falta para el evento puedes enviar un par de mensajes de invitación. Sin embargo, debes dejar pasar al menos dos semanas entre mensaje y mensaje. Así evitarás dar malas sensaciones y nadie podrá reprocharte por plasta.

Un detalle interesante para incluir como anexo al email es un archivo de “calendario universal”. El usuario solo tendrá que hacer click en el anexo y se añadirá automáticamente la cita en su agenda en el ordenador. Estos archivos funcionan con la mayoría de programas de agenda (google, outlook, iCal…)
A las personas inscritas se debe enviar un email de agradecimiento nada más recibir la inscripción y se puede enviar un recordatorio unos días antes del evento.

La tercera arma a tu disposición es el teléfono. Unos días después de enviar la invitación por correo postal, puedes empezar a “confirmar que lo hayan recibido.” De paso, repetirás tu frase gancho y podrás explicar personalmente porque es tan importante su asistencia.

Recuerda de hablar siempre de los beneficios que vaya aportar a tu invitado y no de lo maravilloso que es tu producto. Si no puedes hacer estas llamadas personalmente, asegura que la persona que pongas para llamar esté bien informado y que entienda el contenido y los propósitos del evento.

Por último, cada vez más, al organizar un evento se crea una web específica para centralizar toda la información. En ella, el invitado podrá consultar toda la información, la agenda, fotos del lugar, información sobre los ponientes y cualquier dato logístico que pueda ser interesante. También debe poderse inscribir directamente desde esta web y añadir la cita automáticamente a su agenda.

Si piensas cobrar por la asistencia tener una web es imprescindible.

Conseguir asistencia a un evento siempre es difícil. Pero cuesta demasiado esfuerzo organizar uno para permitir dejarlo pasar sin conseguir resultados reales. Sin lugar a duda, lo más importante son los contenidos. Si son atrayentes y sigues estas instrucciones, no faltarán asistentes.