Eventos World Café- ¿Cómo se desarrolla?

Según la experiencia recurrente, durante conferencias y convenciones la mayor energía y el intercambio más intenso se produce en las pausas de café. A través de esta observación se creó el método del World Café, una especie de pausa de café permanente y estructurada.
El método World Café permite a grupos de entre 10 y 999 personas mantener conversaciones intensivas en pequeños subgrupos sobre un tema previamente determinado. Gracias a un intercambio animado y relajado de ideas y opiniones, se encuentran nuevas ideas y soluciones creativas para determinados problemas o preguntas. Idealmente se juntan y se fecundan los pensamientos de los participantes, de forma que se aprovecha toda la inteligencia del grupo.
Hace falta una sala espaciosa, adaptada al número de participantes, con pequeñas mesas redondas de cafetería, idealmente mesas para estar de pie (para poner en movimiento a los participantes). En el caso de mesas bajas debe haber sillas cómodas alrededor, a razón de 4-5 por mesa. Sobre la mesa se coloca un "mantel" de papel, rotuladores gruesos y, en la misma mesa o en una mesita de apoyo, café, té y galletas o sencillos tentempiés.
La idea básica del World Café es recrear el ambiente de una cafetería, en el cual las personas se encuentran informalmente y en el cual conversan animadamente. Además anotan ideas surgidas, soluciones y cuestiones a analizar en el mismo mantel de la mesa, con el fin de dejar constancia del proceso de pensamiento desarrollado.
El moderador ha preparado de antemano unas fichas con las preguntas concretas que se deben comentar en cada mesa. Pueden ser preguntas sobre la estrategia a seguir para salir de un determinado problema o para conseguir determinado resultado apetecible para el conjunto de los participantes. Las preguntas pueden ser iguales en todas las mesas o puede haber 2 o 3 diferentes tipos de preguntas (en tal caso conviene diferenciar las fichas por colores en las mesas). Cada mesa debate las preguntas durante 15 a 20 minutos. Después los participantes cambian libremente a otra mesa para otro turno de 15 a 20 minutos. Puede haber de 2 a 4 turnos de cambio de mesa, con el objetivo de variar tanto de preguntas como de compañeros de trabajo.
Puede haber un "anfitrión" por mesa, una persona que se queda en "su" mesa y que introduce a los nuevos participantes de cada turno en el trabajo desarrollado anteriormente en esta mesa. Gracias a las anotaciones en el mantel es sencillo ponerse al día de los pensamientos desarrollados en la mesa. Las ideas comienzan a juntarse y a enlazarse.
Guiado por el moderador del World Café, en una siguiente fase después de los varios turnos de cambio de mesa, se condensan los resultados y se presentan. En una especie de "vernissage" (exposición de obras de arte) se ven y se analizan algunos de los manteles creados durante el evento.
Idealmente al final del World Café se establecen grupos de trabajo que siguen desarrollando y concretando las ideas comenzadas en el evento.
El World Café activa a los participantes y consigue despertar una inteligencia colectiva, muy útil para resolver problemas difíciles o conseguir objetivos ambiciosos.
Artículo publicado en E-Magazine